Im beruflichen Umfeld zählt das Schreiben von klar verständlichen E-Mails in englischer Sprache zu den Grundkompetenzen. Insbesondere in der Immobilienbranche, in der unter anderem vertrauliche Informationen hinsichtlich Kaufpreise oder Honorarverträge ausgetauscht werden, ist eine verständliche und kulturell adäquate Ausdrucksweise ein Muss. Aber auch im alltäglichen Austausch mit Kunden und Kollegen ist gutes Schriftenglisch eine Grundvoraussetzung für Immobilienfachleute.
Aus gutem Grund lassen international agierende Immobilien- und Investmentfirmen ihre englische E-Mail-Kommunikation von muttersprachlichen Lektoren prüfen und glätten. Nur so können Missverständnisse und sonstige Komplikationen im Geschäftsablauf vermieden werden.
Damit Sie in Ihrem Berufsalltag selbstbewusst und professionell agieren können, habe ich als Hilfestellung den folgenden Leitfaden für das Schreiben professioneller E-Mails auf Englisch erstellt. Seien Sie Ihren Kollegen einen Schritt voraus!
Die Wahl der richtigen Grußformel
Die Art der Anrede ist in erster Linie davon abhängig, wie gut Sie den Empfänger kennen. Im Allgemeinen lassen sich drei verschiedene Arten von Anreden unterscheiden.
1. Förmlich
2. Neutral
3. Informell
Die förmliche Anrede ist zu wählen, wenn Sie einer Person schreiben, die Sie nicht persönlich kennen oder diese in einer offiziellen Funktion tätig ist. Hier einige Beispiele für förmliche Anreden:
Dear Sir or Madam, (wenn Sie den Empfänger nicht kennen)
Dear Mr. / Ms. Smith, (wenn Sie den Namen des Empfängers kennen)
Dear Adam,
Die meisten E-Mails sind jedoch weitaus weniger förmlich, was uns zu den neutralen Grußformeln bringt. Diese eignen sich für die E-Mail-Kommunikation mit Kunden und Kollegen, mit denen Sie bereits korrespondiert und berufliche Beziehungen aufgebaut haben. Beispiele:
Hello Alice,
Hi Alice,
Alice,
Eine informelle und häufig verwendete Anredeform für die Korrespondenz mit Personen, mit denen Sie seit Längerem persönlich bekannt oder befreundet sind, lautet ganz einfach „Hey”, z.B. „Hey Paul”.
In bestimmten Fällen ist die Grussformel sogar vollkommen überflüssig, z.B. wenn Sie jemanden sehr gut kennen. Dann können Sie die E-Mail einfach mit dem Hauptteil beginnen. Auch wenn Sie mit einer Person mehrere E-Mails hin- und herschreiben, müssen Sie die Anrede nicht jedes Mal wiederholen.
Auf die Grußformel folgt üblicherweise eine höfliche Wendung wie „How are you?”, „I hope you're doing fine.” oder „How was your vacation?”. Auf diese gebräuchlichen Höflichkeitsphrasen erwarten englische Muttersprachler nicht zwangsläufig eine Antwort.
Zusammenfassend halten wir fest, dass die Ansprache im formellen Kontext „Dear + Name” lautet.
In der neutralen Alltagskommunikation verwendet man „Hi” oder „Hello” gefolgt von einem Namen.
Kennen wir eine Person bereits und haben eine berufliche Beziehung aufgebaut, verwenden wir „Hey” gefolgt von dem Namen der Person. In diesem Kontext können wir auf die Grußformel ganz verzichten.
Auf die Anrede folgt eine höfliche Wendung wie „I hope you’re doing well” oder einfach „How are you?”.
Damit kommen wir zum Hauptteil der E-Mail.
Formulieren Sie Ihr Anliegen in einem Satz
Denken Sie daran, dass Ihre beruflichen Kontakte täglich Hunderte von E-Mails erhalten. Stellen Sie daher sicher, dass Sie schnell auf den Punkt kommen und Ihr Anliegen klar und verständlich formulieren. Beim Schreiben von E-Mails gilt der Grundsatz „weniger ist mehr”. Kommen Sie sogleich auf den Punkt und formulieren Sie klar den Grund Ihrer Kontaktaufnahme. Hier einige Beispielsätze:
Förmlich:
- I’m contacting you regarding the property on King’s Road.
- I’m writing with regard to our meeting last week.
Informell:
- I’m writing about…
- I wanted to let you know that…
- Please note that…
Verwenden Sie die folgenden Formulierungen, wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen:
- I’d appreciate it if you could give me information about…
- I’m interested in learning more about…
- Please provide more details on …
- I’d be grateful if you could send me a copy of…
Die folgenden Wendungen eignen sich für die Beantwortung von Anfragen:
- Please find attached the file you’ve asked us to provide
- Thank you for your enquiry. You can find more information on our website at www.yourwebsite.com
In einem informelleren Kontext können Sie auch die folgenden Formulierungen verwenden:
- Here’s the file you asked for.
- Please go to our website for more information on pricing.
Formulierungen zur Vereinbarung eines Termins für ein Meeting:
- I’m contacting you to arrange a meeting regarding…
- I’d like to schedule a meeting at your earliest convenience.
- Please let me know a date and time you’d be available for a meeting.
In einem informelleren Kontext können Sie auch die folgenden Formulierungen verwenden:
- How about we meet tomorrow to clarify any questions regarding the new project.
- Let’s set up a meeting for next week.
- We need to find a date and time to view the property.
Erklären Sie Ihr Anliegen in einem kurzen Absatz
Auf den Einleitungssatz folgt ein Absatz mit näheren Informationen zu Ihrer Anfrage. Achten Sie darauf, diese so knapp wie möglich zu formulieren. Nennen Sie zuerst das zentrale Anliegen Ihrer E-Mail und führen Sie dieses in maximal 2 bis 3 Sätzen aus.
Beispiel 1:
I’m contacting you regarding our meeting yesterday. My main concern is that construction progress is not fast enough. We’re about one week behind schedule and need to find a way to speed things up.
Beispiel 2:
Please find attached the sales details you’ve asked for. The document contains all the necessary property-relevant information, including information on location, key financials and due diligence.
Beispiel 3:
I’m writing to you to inform you about the issues we’ve been experiencing with our data room. We’re currently unable to update records or information stored in our data room. This is causing severe problems for our clients and is costing us large amounts of money.
Durch die Nennung weiterer Einzelheiten haben Sie den Zweck Ihrer E-Mail deutlich gemacht.
Legen Sie dar, welche Handlung Sie von dem Empfänger der E-Mail erwarten
E-Mails sollten stets einen klar formulierten Handlungsaufruf (engl. „call to action”) enthalten, in dem der Empfänger über die von ihm erwartete Handlung auf die E-Mail informiert wird. Fügen wir nun also den bisherigen Beispielen einen geeigneten Handlungsaufruf bzw. eine call to action hinzu:
Beispiel 1:
Anrede: Dear Ms. Smith,
Einleitung: I’m contacting you regarding our meeting yesterday.
Anliegen: My main concern is that construction progress is not fast enough. We’re about one week behind schedule and need to find a way to speed things up.
Call to action: Please contact the property developer and remind them of the construction schedule they’re contractually bound to. If the situation does not get remedied soon, we will start looking into enforcing late-delivery penalties.
Beispiel 2:
Anrede: Hello Adam,
Einleitung: Please find attached the sales details you’ve asked for.
Anliegen: The document contains all the necessary property-relevant information, including information on location, key financials and due diligence.
Call to action: If you need more information on the investment opportunity, let me know and I’ll give you access to our data room where everything is listed in even more detail.
Beispiel 3:
Anrede: Hi Sarah,
Einleitung: I’m writing to you to inform you about the issues we’ve been experiencing with our data room.
Anliegen: We’re currently unable to update records or information stored in our data room. This is causing severe problems for our clients and is costing us large amounts of money.
Call to action: We need you to fix the problem ASAP.
Möchten Sie mehrere Anliegen an den Adressaten der E-Mail richten, können Sie diese mit den folgenden Wendungen anfügen:
- There’s more than one point I’d like to address… ODER
- I also wanted to ask you about… ODER
- There’s another issue I’d like to discuss with you…
Formulieren Sie alle weiteren Anliegen in Ihrer E-Mail nach dem bekannten Muster: Einleitung, weitere Einzelheiten und call to action.
Formulieren Sie einen passenden Schlusssatz
Auf den Hauptteil der E-Mail folgt eine der typischen Schlussformeln wie z.B.
- Kind regards,
- Best wishes,
- Regards,
Dabei handelt es sich um neutrale Formulierungen. Die folgenden Schlussformeln sind eher informell:
- Take care,
- All the best,
Ein allgemeiner Hinweis zum Abschluss: Strukturieren Sie Ihre Gedanken in separaten Absätzen. So sollten Sie für die in diesem Blogartikel beschriebenen 5 Schritte jeweils einen eigenen Absatz vorsehen. Dies verbessert die Lesbarkeit der E-Mail für den Empfänger. Zudem können geschriebene Inhalte leichter verarbeitet werden, wenn die darin enthaltenen Informationen logisch unterteilt sind.
Als spezialisierter Sprachendienstleister übersetzen wir sämtliche Inhalte der Immobilien- und Finanzkommunikation für das Sprachenpaar Deutsch / Englisch.
Zu den am häufigsten übersetzten Textsorten zählen unter anderem:
- Vermarktungsunterlagen (z.B. Investment-Memoranden und Exposés),
- Wertgutachten,
- Miet- und Kaufverträge,
- Honorarvereinbarungen mit Maklern und Beratern,
- Webseiten.
Um dieser anspruchsvollen Aufgabe gerecht zu werden, unterwerfen wir unseren Übersetzungsvorgang einer strikten Qualitätskontrolle. Unsere Übersetzungen werden nach ISO 17100 gefertigt. Bei Bedarf erstellen wir auch beglaubigte Übersetzungen zur Vorlage bei Ämtern oder Behörden.
Durch den Einsatz moderner Übersetzungs- und Terminologietools bieten wir Ihnen die Vorteile neuester Technologien: sprachliche und terminologische Konsistenz, hohe Qualitäts- und Sicherheitsstandards und Kosteneinsparungen.
Unser eingespieltes Team aus englischen und deutschen Muttersprachlern legt großen Wert auf Service. Sprechen Sie mit uns über Ihre Anforderungen und Wünsche.